上班三年都懂得這些潛規則...

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如果上班超過三年,你還不懂這些EX表格技巧,那你註定月薪2000


在英文中,「Excel」的意思是「優於、擅長」,而微軟的Excel,功能強大而繁多……縱使江湖尊稱你「表哥」「表姐」,也總有你不知道的。


那麼Excel有哪些不為人知的技能讓你相見恨晚、直呼「給跪了」?仔細閱讀本文,漲知識,妥妥滴!


1、排版篇 Format


  • 給他人發送excel前,請盡量將游標定位在需要他人首先閱覽的位置,例如Home位置(A1),例如結論sheet,長表盡量將位置定位到最頂端;


  • 有必要的時候請凍結首行;沒必要但可追究的內容,可以隱藏處理;


  • 行標題、列標題加粗,適當處理文字顏色、填充顏色,利人利己;


  • 佔用空間比較小的表格,可以放置在左上角,但留空A列和1行,並給表格加上合適的框線,觀感很不錯哦~


  • 同類型數據的行高、列寬、字體、字型大小,求你盡量一致,非要逼死強迫症嗎!


  • 定義好比較標準的格式,例如百分比預留幾位小數,手機號的列寬設置足夠,時間顯示盡量本土化。


  • 不要設置其他電腦沒有的字體,除非這個表格就在這一台電腦使用。


2、操作篇 Shortcuts


  • Alt+Enter在表格內換行。


  • Ctrl+Shift+上/下,選擇該列所有數據,當然加上左右可選擇多列


  • Ctrl+上/下,跳至表格最下方


  • Ctrl+C/V,不僅僅複製表格內容,也可以複製格式和公式


  • Ctrl+D/R,複製上行數據/左列數據


  • 還有個很好用的單元格格式轉換,推薦大家用熟



  • Ctrl+F/H的查找、替換,點擊「選項」,可以替換某種格式等等,另一片天地有木有!


  • F4,對,你沒看錯,就是F4!重複上一步操作,比如,插入行、設置格式等等頻繁的操作,F4簡直逆天!


  • 』(分號後面那個) 比如輸入網址的時候,一般輸入完會自動變為超鏈接,在網址前輸入』就解決咯


  • 複製,選擇性粘貼裡面有幾個非常好用的——僅值,轉置(個人推薦用transpose公式)


  • 公式裡面切換絕對引用,直接點選目標,按F4輪流切換,例如A1,$A$1,$A1,A$1


3、公式篇 Formula


  • if、countif、sumif、countifs、sumifs,這幾個一起學,用於條件計數、條件求和


  • max、min、large,這幾個一起,用於簡單的數據分析


  • rand、randbetween,這倆一起,用於生成隨機數,也可以用於生成隨機密碼(用rand配合char可生成中英文大小寫隨機的)


  • 定位類型的函數:MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT一起學吧,簡單但異常實用


  • 四捨五入個人偏好用round函數,舉個簡單例子,一列數據,2.04、2.03並求和,顯示保留1位小數,你會在界面上看到2.0、2.0,求和卻是4.1,表格列印出來會比較讓人難理解


  • subtotal:用於對過濾后的數據進行匯總分析


  • sumproduct:返回一個區域的乘積之和,不用A1*B1之後再下拉再求和


  • Vlookup函數,這個不多說了,神器;另外推薦lookup函數:LOOKUP(1,0/(條件),查找數組或區域)


  • offset函數,常用於配合其他函數使用,例如想將10*20的表中的每行複製成3行按原順序變成30行:=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),COLUMN(A1)-1,1,1) 下拉,由於不用到列,所以等同於=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),0),我當初是這麼做筆記的....:=(A1,向下偏移(向下取整(行數-1)/3),向右偏移0)


  • text,例如19880110 text(A1,"0-00-00"),轉為1988-01-10,用法很多


  • weekday,讓你做時間計劃表什麼的時候,把日期轉為「星期X」


  • column(目標單元格),返回目標單元格所在列數,有時候真的很好用。


  • transpose(目標區域),神奇的轉置,把行變成列,把列變成行


  • &,可在目標單元格後面增加某些字元,偶爾用


  • 數組,雖然複雜,但是有的公式配上數組簡直爽爆


  • 多百度,例如曾經碰到一個難題,把X分X秒,轉為X秒,例如172分52秒,百度半天得到的公式:=IF( IFERROR( FIND( "分", $E2 ), 0) > 0, LEFT( $E2, FIND( "分", $E2 ) - 1 ) * 60 + IFERROR( MID( $E2, FIND( "分",$E2 ) + 1, FIND( "秒", $E2 ) - FIND( "分", $E2 ) - 1 ), 0 ), LEFT( $E2, FIND( "秒", $E2 ) - 1 ) * 1 ) 度娘很厲害的


4、圖表篇 Graphic


  • 不同的場景請用不同的圖,轉個非常精髓的圖


  • 數據透析表、數據透析圖,嗯嗯,推薦的人太多了...


  • 圖表設計——布局,靈活運用好多類數據時的「次坐標軸」


  • 選擇數據——右鍵——更改圖標類型,靈活在一張表上結合起來柱狀圖和折線圖



5、技巧篇 Skills


  • 數據——分列,將列內的數據拆分成多列,比如「XXX省XXX市」,拆成省、市兩列,「XX小時XX分鐘」拆成時、分兩列,可以按照寬度、文本、標點等作為界定進行拆分,非常多的場景會使用到,請優先學會


  • 如果你不是靠excel吃飯,請不用那麼geek,而是學會excel的邏輯——配合簡單的公式、排序、替換、if等全局操作能得出的結果,不一定非要用一個長公式然後下拉,舉例:


  • 如何將無規律的一列上下翻轉?


    創建一列,標上1、2、3……,下拉,以該列為主排序,改升序為降 序,擴展目標列,得到結果,之後可以刪掉創建的輔助排序列


    如何將目標區域的每一行數據下面插入一條空行?


    創建一列,標上1、2、3……,下拉,下面空白行標上1.5、2.5、3.5……下拉,同理排序


    條件格式——突出顯示單元格規則,裡面的「重複值」,在實時錄入和檢查標記時很實用


  • 在條件允許的情況下,升級到office 2013吧,excel 2013比2010好到爆啊!比如新增的sumifs、averageifs等多條件if,比如選擇一個區域,右下角小標「快速分析」自動生成數據條、色階、柱形圖、匯總圖、透視表、折線圖等等啊,秒中出啊有木有!



6、插件篇 Add-ons


Power Map


在線地圖+在線演示+製作視頻,隨便來個中國壕熱力圖:


以及柱狀圖


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